Kluczowe informacje dla firm i działów marketingu zlecających organizację promocji.

Gratifica jest jedną z pierwszych agencji marketingowych w Polsce (jeśli nie pierwszą), która oferowała swoim Klientom bezpieczny sposób rozliczenia w zakresie organizacji aktywacji z nagrodami!

Przez szereg lat edukowaliśmy, konsultowaliśmy i rekomendowaliśmy naszym Klientom prawidłowy sposób rozliczania akcji promocyjnych.

Czy masz pewność, że agencja marketingowa, którą briefujesz, lub z którą współpracujesz od lat, prawidłowo rozlicza podatek VAT przy organizacji akcji promocyjnych z nagrodami? Jeśli nie, to najwyższy czas, aby poświęcić czas i energię, aby przyjrzeć się temu procesowi, bo koszt nagród najczęściej nie może być ujmowany na fakturze, którą agencja wystawia klientowi. Już kilka lat temu interpretacje przepisów podatkowych dotyczących usług marketingowych uległy znaczącym zmianom. Błędy w rozliczeniach mogą prowadzić do poważnych konsekwencji zarówno dla agencji, jak i dla firmy, w imieniu której zlecasz organizację loterii, konkursu czy sprzedaży premiowej.

Wiele razy zdarzyło nam się konkurować i nawet przegrywać przetargi z agencjami, które działały w przekonaniu, że wydawanie nagród w ramach akcji promocyjnych stanowi element kompleksowej usługi marketingowej. Oznaczało to, że agencje wystawiały swoim klientom jedną fakturę obejmującą zarówno usługi organizacji akcji, jak i wartość wydanych nagród. Było to bardzo wygodne dla zleceniobiorców i zleceniodawców. Jednak takie podejście już lata temu zostało zakwestionowane zarówno przez Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej, jak i potwierdzone przez polskie sądy.

Kluczowym momentem był wyrok Trybunału Sprawiedliwości UE z 2010 r. w połączonych sprawach Loyalty Management UK i Baxi Group Ltd. 
Wyrok stanowił, że organizacja akcji promocyjnej składa się każdorazowo z dwóch osobnych elementów:

• usługa organizacji i koordynacji akcji promocyjnej, czyli szeroko rozumianych usług agencyjnych,
• dostawy i wydania towarów, tj. zakupu, dostawy i wydawania nagród uczestnikom akcji promocyjnych.

To rozróżnienie ma kluczowe znaczenie dla rozliczeń podatkowych, bowiem wydawanie nagród nie jest elementem kompleksowej usługi marketingowej świadczonej przez agencję swojemu klientowi. Agencja „sprzedaje nieodpłatnie” nagrody uczestnikom na koszt klienta. Można to określić też w ten sposób, że klient kupuje uczestnikom nagrody od agencji. Ale nabywcami tych nagród są uczestnicy.

Musimy pamiętać, że zgodnie z art. 29a ust. 1 ustawy o VAT, podstawą opodatkowania jest wszystko, co stanowi zapłatę, którą dostawca towarów lub usługodawca otrzymał lub ma otrzymać od nabywcy, usługobiorcy lub osoby trzeciej. Oznacza to, że podstawą opodatkowania przy wydaniu nagród jest pełna wartość otrzymana za te towary lub usługi, niezależnie od tego, kto dokonuje zapłaty.

Polskie sądy administracyjne potwierdziły to stanowisko w szeregu orzeczeń wydawanych już od 2015 r. Przykładowo, Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku w sprawie I FSK 271/15 potwierdził, że agencja marketingowa nie może traktować wydania nagród jako elementu kompleksowej usługi marketingowej. Takich orzeczeń jest oczywiście więcej.

Gratifica ponadto posiada własną interpretację indywidualną w zakresie organizacji akcji promocyjnych wydaną przez MF, gdzie sposób działania spółki znajduje potwierdzenie w wykładni przepisów akceptowanej przez Ministerstwo Finansów, a ponadto opracowany przez nas we współpracy z prawnikami way of working zgodny jest z przepisami unijnymi.

Jak wygląda schemat rozliczeń finansowych między Klientem a Gratificą?

• Podział świadczeń – agencja rozdziela usługę organizacji akcji promocyjnej od dostawy nagród.
• Fakturowanie klienta – klient powinien otrzymać fakturę jedynie za usługi organizacji akcji, uwzględniające również wszelkie koszty jej przygotowania i wdrożenia, również te administracyjne.
• Dokumentowanie przepływu środków – koszty nagród pokrywane przez klienta powinny być dokumentowane notami obciążeniowymi, co umożliwia naszemu Klientowi zaliczenie ich do kosztów uzyskania przychodu.

Co zyskują nasi obecni i nowi Klienci?

• Bezpieczeństwo podatkowe – prawidłowe dokumentowanie transakcji pozwala klientowi bezpiecznie zaliczyć wydatki na nagrody do kosztów uzyskania przychodu.
• Ryzyko konsekwencji finansowych – nieprawidłowe rozliczenie może skutkować zakwestionowaniem przez organy podatkowe prawa do odliczenia VAT i zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodu.

Jakie mogą być konsekwencje błędnego rozliczania nagród?

Dla klienta agencji najpoważniejszym skutkiem jest brak możliwości bezpiecznego zaliczenia faktury od agencji do kosztów uzyskania przychodu oraz odliczenia z niej VAT. Jeśli organy podatkowe zakwestionują prawidłowość dokumentacji, klient może zostać zobowiązany do zapłaty zaległego podatku dochodowego oraz VAT wraz z odsetkami. To może prowadzić do znaczących strat finansowych i zakłóceń w płynności finansowej.

Dla agencji marketingowej kluczowym problemem jest zarzut prowadzenia nierzetelnej dokumentacji księgowej. Agencja może zostać oskarżona o niewłaściwe dokumentowanie transakcji, co może prowadzić do sankcji administracyjnych, a nawet odpowiedzialności karnej skarbowej osób zarządzających. Ponadto, może ucierpieć reputacja agencji i brandów przez nią obsługiwanych, co może bezpośrednio wpływać na relacje z obecnymi i potencjalnymi klientami.

Masz pytania do sposobu rozliczania akcji marketingowych?

Planujesz organizację loterii, konkursu, sprzedaży premiowej, cashbacku?

Zapraszamy na bezpłatne konsultacje z naszymi ekspertami:

nb@gratifica.pl, +48 690-960-995